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Der Workflow beschreibt den Lebenslauf von Artikeln und Dokumenten und damit auch den Geschäftsprozess, in welchem diese Objekte erstellt, geprüft und verändert werden. Unterschiedliche Objekte können unterschiedliche Prozesse durchlaufen und, abhängig vom Bearbeitungsstatus oder Zustand, können die Objekte in unterschiedliche Folgezustände überführt werden. Je nach Relevanz einer Entscheidung ist die Zustimmung von einem oder mehreren Benutzern erforderlich.
Ein tragendes Element für die Qualitätssicherung und die Fähigkeit von Führungskräften auf allen Ebenen schnelle und exakte Entscheidungen treffen zu können, ist der Workflow. Da er sicher stellt, dass Regeln eingehalten und Fehler vermieden werden.